Tips para las auditorías

Todos los Proveedores de Certificación de CFDI (PCCFDI) autorizados, tenemos la obligación de presentar auditorías ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), cuando estas sean solicitadas mediante un acto administrativo. Esto a manera de comprobar o corroborar que, tanto la información como el funcionamiento del servicio de facturación electrónica, se estén gestionando de acuerdo con las diferentes disposiciones fiscales bajo las que se puede operar.

Es por ello que la finalidad de este tema es compartir algunos tips que podemos tomar en cuenta y que nos pueden ser de utilidad cuando se trata de atender revisiones por parte de la autoridad.

Revisar las modificaciones que se realizan comúnmente a Códigos, Reglamentos, RMF y Anexos

Recordemos que la autoridad puede realizar modificaciones que pueden afectar a la operación como PCCFDI. Es por ello que debemos de estar al tanto de cualquier cambio, incluso a los cambios del Anexo 20, para cumplir con todas nuestras obligaciones y que ningún cambio nos tome por sorpresa.

Nunca está de más preguntar

El asesoramiento es una herramienta que sin duda puede ser considerada, sobre todo, para los nuevos PCCFDI. Esto con el objetivo de aclarar todo tipo de detalles que pudieran generar duda o retrasar los procesos de renovación. Para ello, nos podemos acercar a despachos jurídicos en materia fiscal, sobre todo buscando que cuenten con la experiencia en temas asociados con trámites y procesos de PCCFDIs ante el SAT.

En este caso, es clave aprovechar también las Auditorías Externas. Al tomar en cuenta todos los comentarios y observaciones que realizan, sirven de guía previo a la revisión de la autoridad. Sin dejar de lado que, deben de atenderse correctamente, pues en caso de que en auditoría se cuestione, se debe dar explicación de cómo estas observaciones se solventaron.

Ten siempre al corriente los controles

Es siempre nuestra obligación el tener actualizada la matriz de los 86 controles; al corriente de cualquier cambio que suceda al interior de la organización. Esto porque, el aviso de la autoridad tanto puede indicar una revisión particular como una revisión total. Con ello, no se quiere decir que es posible dejar controles fuera de revisión, si no más bien, recalcar el compromiso que tenemos con nuestros clientes y con la autoridad, como Proveedores autorizados.

En este sentido, es importante mantener en seguimiento los controles tecnológicos. Que si bien, no son una constante en la revisión, nuestra obligación es mantenerlos actualizados.
Todo se relaciona con nuestro día a día, nunca está de más revisar, completar, ajustar y actualizar.

Recordemos también la importancia de tomar en cuenta todas las observaciones, que en su caso, se hayan realizado en auditorías pasadas. Este es un punto de particular importancia, pues la reincidencia en un mismo control puede implicar desde amonestación hasta la revocación de la autorización.

¿Y si me avisaron que tengo una auditoría?

La clave es no entrar en pánico y leer cuidadosamente todo lo que se nos requiera. Incluso puede ayudar el renombrar los controles que se nos indique serán revisados, con los mismos nombres de lo que nos requiera la autoridad.

Ya sea una regla en específico o un control de la matriz de los 86 controles, es importante que el acceso a toda la información y evidencia correspondiente esté siempre al alcance y disponible. Esto, para facilitar la identificación de todo aquello que requiera quien nos audite.