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Importancia de la administración y gestión del CFDI en las empresas

Desde la implementación del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en 2005, en su versión 1.0, pocas empresas contaban con un equipo de personas con los conocimientos contables y fiscales que dimensionaran la importancia de un correcto llenado del CFDI y su correcta emisión, por lo que en muchos casos esta tarea se delegó en personal con poca experiencia y conocimientos en la materia.

Cada nueva versión de CFDI requiere de más información fiscal, lo que repercute de manera directa en la contabilidad de los contribuyentes y en la determinación de sus distintas obligaciones fiscales. La Versión 4.0 y el complemento Carta Porte no son ajenas a esta situación.

En 2024, el CFDI ha tomado mayor relevancia como una herramienta de fiscalización por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT) hacia los contribuyentes, ya que la información que contiene le permite perfilar y presentar a los contribuyentes, tanto personas morales como personas físicas, una declaración pre llenada con la información con la que cuenta en sus bases de datos, tanto en declaraciones de pagos provisionales y anuales del impuesto sobre la renta (ISR) como,  más recientemente, en la declaración mensual del impuesto al valor agregado (IVA).

Por otra parte, no hay que olvidar que el SAT ha iniciado desde hace un par de años, con el envío de correos, cartas invitación y revisiones profundas, una forma diferente de fiscalización y recaudación, con la cual le da a conocer a los contribuyentes diferencias entre los CFDIs timbrados,  los ingresos declarados en materia de ISR y las retenciones de IVA efectuadas. 

Actualmente, estas discrepancias incluyen ejercicios del 2018 a la fecha, lo que obliga a los contribuyentes a revisar la forma en que se timbraron los CFDIs de los ejercicios pasados, encontrando distintas situaciones anómalas como son: duplicidad de ingresos (CFDIs de tipo ingreso), notas de crédito no timbradas (CFDIs de egreso) o retenciones no efectuadas en el mes en que se recibieron (CFDIs de retenciones recibidas con la clave de método de pago PUE y pagadas efectivamente en un mes posterior).

Por lo tanto, con la finalidad de que los contribuyentes no se encuentren en supuestos similares en el futuro, es importante que las empresas cuenten con una persona o equipo que tenga conocimientos de las consecuencias fiscales que implica un mal llenado de los comprobantes digitales por internet que emite la empresa, así como de los que recibe en su flujo diario de operaciones y no sean objeto de sanciones por parte de la autoridad como pueden ser multas, pagos de accesorios innecesarios (actualizaciones y recargos) o la posibilidad de restricción del sello digital por discrepancias en los datos declarados y los que posee la autoridad (SAT), adicional a la acumulación indebida de ingresos, la no deducibilidad del gasto efectuado, o el no poder acreditar el IVA pagado.

Finalmente, es necesario que la gestión y administración del CFDI considere que la clave del método de pago emitida y recibida sea la que efectivamente corresponda al flujo de efectivo, que se emitan y reciban los complementos de pago en el mes en que efectivamente se hayan pagado y cobrado respectivamente y revisar contantemente los CFDIs emitidos y recibidos para conciliarlos contra los registros contables.